Ganz einfach: Weil Sie damit Zeit und Geld sparen.
Online buchen spart Geld. Sie bekommen bessere Preise und sparen an den Transaktionsentgelten für das Reisebüro. Die Kommunikation für Vergleichsangebote und Auswahl entfällt.
Auswertungen erleichtern die Erstellung von Einreise Registrierungen und Dokumentation.
Mit digitalen Spesenbelegen und der Erfassung in einer App geht die Reisekostenabrechung wesentlich schneller und einfacher. Sie können sofort genehmigen und prüfen. Ihre Mitarbeiter haben das Geld schon am nächsten Werktag auf dem Konto und sind zufrieden.
Neue Lösungen unterstützen den gesamten Prozess als End-to-End-Lösung („E2E“) und steigern die Effizienz. Vorhandene Systeme und Dienstleister können dabei integriert werden.
Die Reisebuchung ist schon immer in der Cloud. Innovative Systeme zur Reisekostenabrechnung seit vielen Jahren auch. Genau genommen haben Sie in diesem Punkt heute keine Wahl mehr.
Cloud Systeme sind schnell eingeführt und leicht zu betreiben. Die Abrechnung erfolgt je Transaktion. Zusätzliche Leistungen der Anbieter entlasten Ihre IT Abteilung.
Systeme etablierter Anbieter verfügen über bessere Funktionalitäten. Weiterentwicklung, Betrieb und Support sind hier besser sichergestellt als bei weniger führenden oder kleinen Unternehmen.
Fragen Sie mindestens zwei Anbieter nach Preisen für den Einsatz des Expense Moduls, unter Berücksichtigung aller Kosten für Implementierung, Schnittstellen und Betrieb. Beachten Sie eventuelle Mindestabnahmen/ Preisstaffeln.
Fragen Sie unbedingt auch nach einer möglichen Timeline zur Implementierung. Lassen Sie sich dabei die Verfügbarkeit des Implementierungsteams ausdrücklich zusichern.
Wir empfehlen hier nur Systeme, die unsere internen Testfälle zur korrekten Erfassung und Berechnung der Tagesdiäten bestanden haben. Im Wesentlichen testen wir recht einfache Standardfälle für eintägige, zweitägige und mehrtägige Reisen im In- und Ausland. Wir erwarten, dass die Erfassung von Reisezielen und Grenzübertritten möglich ist, und dass die Berechnungen dazu korrekt sind. Bereits hier scheitern unerwartet viele Systeme.
Für die Reisekostenabrechnung in Österreich kommen aufgrund der Komplexität zur Berechnung der Tagesdiäten nur wenige Systeme überhaupt in Frage. Neben den genannten End-to-End Systemen gibt es eon paar wenige Systeme, die auch in Österreich funktionieren. Die Reisebuchung kann dabei integriert werden, wenn Sie ein passende Kombination wählen.
Das führende System zur Reisebuchung in Europa ist jetzt global aufgestellt. Die bewährte Online Buchung von cytric ist voll integriert mit dem eigenen Reisekosten Modul. Die Integration der Buchungsdaten kann auch in andere Systeme wie Yokoy, MobileXpense oder Chromeriver erfolgen.
Das Produkt bietet viele Länderversionen und globalen Support durch Amadeus.
Standort des Rechenzentrums ist Deutschland. Implementierung und Support sind deutschsprachig, teilweise unter Mithilfe von Mitarbeitern aus Frankreich.
expenseBrain ist mit Amadeus cytric Travel & Expense seit vielen Jahren vertraut und begleitet immer wieder gerne Projekte für internationale Implementierungen.
Im Moment gibt es für die Einführung des Expense Teils Schwierigkeiten aufgrund fehlender Ressourcen und Methodik. Für die Reisebuchung können wir das Produkt aber uneingeschränkt empfehlen (Stand Sep 2020). Für den Einsatz in Österreich sind die "grossen" Kollektivverträge als funktionierend bekannt. Bei komplexen Betriebsvereinbarungen oder seltenen KVs kann die Einführung knifflig werden.
Yokoy ist eine neue Lösung aus der Schweiz. Seit Ende 2020 gibt es auch die Österreich Niederlassung in Wien. Einige wichtige österreichische Kunden haben sich bereits für Yokoy entschieden und sind im Projekt. Das Produkt hat eine etwas andere Sichtweise von Reisekosten. Die schnelle und flexible Bedienbarkeit überzeugt. Alle österreichischen Anforderungen rund um Kollektivverträge und Betriebsvereinbarungen können abgebildet werden. Eine künstliche Intelligenz und Integrationen zu Kreditkarte und Steuerberater (!!!) sorgen für die derzeit grösste Automatisierung am Markt.
Wenn's sein muss, kann Yokoy bei kleinen und mittleren Unternehmen in drei Tagen live sein.
Yokoy ist unser Favorit für Kunden in Österreich. Dürfen wir Sie gemeinsam mit Yokoy überzeugen?
Zuletzt getestet Juli 2020
Expensya ist neu auf dem deutschen Markt seit 2018 und kommt aus Frankreich. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größe, mit Schwerpunkt auf mittelständischen Unternehmen. Die Lösung ist auch für Österreich geeignet.
Expensya bietet ein intelligentes Komplettsystem zur Reisekostenverwaltung sowie automatisierte Prozesse zur Datenspeicherung, Datenverwaltung und Nutzung an.
Expensya ist schnell zu implementieren und leicht zu betreiben. Auch die Preisgestaltung halten wir für attraktiv.
Die Berechnung der Pauschalen nach deutschen Vorgaben ist korrekt, an eine Länderversion für Österreich wird noch gearbeitet.
Die OCR+ Technologie von Expensya mit künstlicher Intelligenz und Machine Learning ist Ihrer Zeit voraus:
Sie erfasst nicht nur alle relevanten Informationen in wenigen Sekunden und erkennt die Daten der Stufe 3.
Expensya bietet eine reine Reisekostenabrechnung ohne eigene Online Booking Engine an. Für Prozesse vor der Reise kann ein Reiseantrag erstellt werden. Die Architektur ist modern und flexibel, kundenindividuelle Entwicklungen sind begrenzt möglich. Wir halten die Lösung gerade bei Vertriebs- und Service Organisationen für ideal geeignet.
Standort des Rechenzentrums ist in der EU. Implementierung und Support sind deutschsprachig mit charmantem Akzent, teilweise unter Mithilfe von Mitarbeitern aus Frankreich.
Zuletzt getestet April 2020
MobileXpense ist auf dem österreichischen Markt etabliert und kommt aus Belgien. Diverse Reisebüros in Österreich vertreiben MobileXpense als Reseller Lösung. Zielgruppe sind Unternehmen jeder Größe. MobileXpense ist schnell zu implementieren und leicht zu betreiben.
MobileXpense kann österreichische Regelungen im Standard gut abbilden. Gängige Kollektivverträge sind problemlos möglich. Eine Integration zu fast allen Produkten zur Online Buchung ist möglich.
Standort des Rechenzentrums ist in der EU. Implementierung und Support erfolgen auf Deutsch und Englisch.
Zuletzt getestet Mai 2020
Chrome River ist ein aufstrebender Anbieter aus den USA und Teil der Emburse Unternehmensgruppe. Das Produkt ist sehr flexibel und ideal auch für internationalen Einsatz geeignet.
Chrome River bietet Reiseantrag und Reisekostenabrechnung ohne eigene Online Booking Engine an. Eine Integration zu Amadeus cytric und anderen Lösungen zur Reisebuchung ist möglich. Die Lösung basiert auf einem fully responsive design ohne Abhängigkeiten zu Geräten oder Betriebssystemen. Die Architektur ist modern und flexibel. Kundenindividuelle Entwicklungen sind begrenzt möglich.
Chrome River ist mit webbasierten Standard Schnittstellen nahtlos in eine bestehende SAP Systemlandschaft integrierbar. Zahlreiche Länderversionen und Sprachen sorgen für einen optimalen Einsatz des Systems in Deutschland und für international aufgestellte Unternehmen.
Standort des Rechenzentrums ist Irland. Implementierung und Support sind teilweise deutschsprachig unter Mithilfe von Mitarbeitern aus UK und den USA.
expenseBrain begleitet Chrome River Projekte bei Kunden seit 2017, als erstes Beratungshaus in Deutschland.
Zuletzt getestet März 2020
SAP Concur Travel & Expense ist das strategische Produkt der SAP für den Travel Management Prozess.
Für den Einsatz in Österreich werden derzeit bei Auslandsreisen die Pauschalen fehlerhaft berechnet. Eine Abhilfe ist in Arbeit, hat aber noch kein Release Datum.
Sind Sie startklar für die Zukunft?
Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen zu den besten Systemen zusammengestellt.
Wir begleiten Auswahl und Implementierungen seit 2003 und kennen die Stärken und Schwächen.
Unsere Beratung ist immer anbieterneutral. Mit den meisten Anbietern sind wir regelmässig im Kontakt.
